Bộ quy tắc ứng xử

Yêu cầu chung

  1. Trang phục mặc theo sở thích cá nhân. Tuy nhiên, cần phải lịch sự để thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp và khách hàng
  2. Giao tiếp
    • Đối với đồng nghiệp
      • Nghiêm túc trong công việc, thoải mái khi vui chơi
      • Không yêu cầu phải nói chuyện khuôn mẫu nhưng phải thể hiện sự tôn trọng và phù hợp với người nghe
    • Đối với khách hàng
      • Luôn luôn đặt khách hàng ở vị trí cao hơn: anh/chị/cô/chú/bác/ông/bà
      • Không thể hiện sự phân biệt đối với bất cứ khách hàng nào: vùng miền, giới tính, thu nhập, trang phục, phong cách, trình độ hiểu biết …
      • Thể hiện sự tôn trọng khi có mặt khách hàng: chào hỏi khi khách đến hoặc đi (dù khách hàng đang được đón tiếp bởi đồng nghiệp hay không), không gây ồn ào, …
      • Luôn tôn trọng và thể hiện thái độ cầu thị đối với các ý kiến/phản ánh/yêu cầu của khách hàng. Trong mọi trường hợp, phải ưu tiên việc giải quyết vấn đề của khách hàng trước, các yếu tố khác xếp sau
    • Đối với người quản lý
      • Người quản lý được hiểu là người chịu trách nhiệm cao hơn. Do đó, người quản lý có quyền sắp xếp, phân bổ công việc cho nhân sự thuộc bộ phận mình quản lý.
      • Tuy nhiên, nhân sự thuộc bất kỳ bộ phận nào đều có quyền phản ánh sai phạm của quản lý của mình. Trong trường hợp có sự tranh luận, mọi vấn đề đều phải được giải quyết dựa trên sự phản biện công khai, bình đẳng, minh bạch
  1. Cơ chế kiểm soát
    • Việc thực hiện các quy định, quy trình làm việc của công ty đều trên tinh thần tự giác của mỗi cá nhân vì lợi ích chung của tập thể và mỗi cá nhân
    • Khuyến khích mỗi người tham gia góp ý, xây dựng, phản biện lại các quyết định/quy trình của đồng nghiệp, người quản lý
    • Mỗi người đều nên nhắc nhở nhau thực hiện các quy trình cho đúng
    • Trong trường hợp phát hiện sai phạm, ngoài bộ phận chịu trách nhiệm chính, các bộ phận khác đều phải chịu trách nhiệm liên đới. Tùy vào mức độ mà sẽ có các hình thức xử lý khác nhau

Yêu cầu đối với NVKD

  • Chịu trách nhiệm theo dõi đơn hàng và hỗ trợ các bộ phận trong việc tương tác, phản hồi thông tin với khách hàng. Trong mọi trường hợp, trừ các vấn đề liên quan tới hướng dẫn sử dụng, mọi thông tin khi cung cấp cho khách hàng đều phải thông qua NVKD. Ví dụ: báo giá, chế độ bảo hành, cung cấp hóa đơn, …
  • Kiểm soát để đảm bảo NVLĐ và các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy trình xử lý đơn hàng, giao tiếp với khách hàng theo quy định. Trong trường hợp có phát sinh gây vấn đề với khách hàng, NVKD phải báo cáo ngay với người quản lý để có hướng xử lý. Nếu gây ra hậu quả làm thất thoát tài chính, ảnh hưởng tới hình ảnh công ty, thì tùy theo mức độ vi phạm mà NVKD phải chịu trách nhiệm liên đới.

Yêu cầu đối với các bộ phận hỗ trợ

  1. Hỗ trợ tối đa NVKD trong việc phát triển bán hàng
  2. Phối hợp với NVKD để giải quyết các vấn đề phát sinh nhằm tạo sự hài lòng cho khách hàng

Yêu cầu với bộ phận lắp đặt

  1. Phối hợp lên kế hoạch và đáp ứng yêu cầu của bộ phận điều phối
  2. Có trách nhiệm chính trong thời gian thi công lắp đặt cho khách hàng. Phải đảm bảo thực hiện đúng quy trình đề ra